Uma das realidades praticamente imutáveis na vida de uma empresa é, sem dúvida, o enfrentamento à inadimplência. É praticamente um efeito colateral quando se está disposto a adotar estratégias de concessão de crédito de qualquer natureza. Felizmente, existe uma arma que, se utilizada de maneira eficiente, pode reduzir esse problema: um bom sistema de cobrança.
Parece até óbvio demais ter que abordar o tema dessa maneira, mas uma grande verdade que permeia a vida de uma empresa é: o negócio só sobrevive se o cliente paga o que compra. Infelizmente, porém, muitas estratégias de crescimento passam pela decisão de conceder crédito, o que fatalmente abre a operação ao risco de os clientes não honrarem com seus compromissos financeiros.
Diante desse cenário, uma solução que tem sido muito utilizada é a implantação de ferramentas informatizadas e automatizadas para tentar diminuir a quantidade de clientes inadimplentes e recuperar aqueles que já estão devendo, na forma de um sistema de cobrança. Vamos entender melhor do que se trata?
O que é um sistema de cobrança?
Um sistema de cobrança é um software desenvolvido com a missão específica de realizar cobranças de pagamentos atrasados de maneira automatizada, além de ajudar na organização das ações e estratégias do time de cobrança de empresas credoras. Tudo é informatizado, afastando de maneira substancial os erros humanos, esquecimentos e ações indevidas que podem acabar custando caro.
Ferramentas como essas disponibilizam uma série de funções, que vão desde a seleção da forma de pagamento (dentre várias disponíveis) até o disparo de comunicações de cobrança, e até mesmo de lembretes para os clientes com contas próximas do vencimento.
Sabe aquelas planilhas com número infinito de linhas, com padrões que ninguém entende mais, além dos vários erros de arquivo causados pelo fato de ser utilizada por diversas pessoas? Com um bom sistema de cobrança, tudo isso fica no passado. A planilha desajeitada dá lugar a um ecossistema de funções de cobrança elegante, eficiente e condizente com as principais normas de segurança digital vigentes (LGPD).
Quais as vantagens de usar um sistema de cobrança?
Agora que passamos pelas principais informações sobre o que é um sistema de cobrança, que tal falarmos um pouco sobre seus benefícios? Citando alguns deles:
Economia de tempo e melhor forma de utilização dos recursos humanos
Substituir um processo manual por um sistema de cobrança automatizado vai poupar muito tempo e permitir melhor alocação do esforço humano, que pode ser redirecionado para outras áreas dentro do setor financeiro que demandem atenção.
Facilidade na gestão de cobranças recorrentes
Com um sistema de cobrança fica muito mais fácil administrar aquelas que são recorrentes, como assinaturas de produtos ou serviços, cujo processamento precisa ser feito todos os meses.
Disponibilidade de ferramentas de análise
Um sistema de cobrança permite que a gestão reúna dados e faça análises sobre tudo o que acontece dentro do setor, gerando insights e embasando novas estratégias para produtos, serviços e até mesmo novas formas de pagamento. Além disso, ganha fôlego a gestão de indicadores de cobrança, como funil de contato, colchão de acordos, fluxo de recebimento, taxas de inadimplência, dentre outros.
Diminuição da inadimplência
Com a eficiência da gestão de cobrança, é fatal que diminua a incidência de boletos não pagos e aumente a recuperação dos clientes devedores antigos. Falaremos sobre isso mais adiante!
Contribuição para um melhor relacionamento com o cliente
Uma comunicação de cobrança melhor sistematizada acaba trazendo o cliente e suas necessidades para mais perto da empresa. Esse estreitamento de relações é fundamental para manter a confiança mútua e a fidelidade do cliente.
Como escolher um sistema para cobrança?
A melhor maneira de escolher um sistema de cobrança para a sua empresa é, antes de partir para as opções disponíveis no mercado, analisar quais as necessidades que a operação tem com relação a cada ferramenta. Depois de fazer essa análise, basta avaliar as opções que melhor atendam às expectativas e tenham melhor custo-benefício.
Para ajudar você nessa escolha, vamos passar pelas principais ferramentas que existem hoje dentro de sistemas de cobrança. Acompanhe:
Relatórios e indicadores de cobrança
Um dos aspectos mais procurados em um sistema é sua capacidade de gerar relatórios e permitir análise de indicadores de cobrança. Afinal, são informações de grande importância para desenhar e ativar as melhores estratégias para combater a inadimplência e manter um bom relacionamento com os clientes.
Meios de pagamento
Esse é um dos principais aspectos a serem analisados. A ferramenta de meios de pagamento do sistema oferece as muitas opções que o mercado brasileiro requer? Boleto, cartão de crédito, parcelamento, pix? Quanto mais completo for esse aspecto, mais chance de o cliente se sentir confortável em pagar em dia e quitar suas dívidas.
Régua de cobrança
Um bom sistema de cobrança dispõe de um método que aciona o cliente não apenas quando o boleto atrasou. “Cobranças” dizendo que o vencimento está próximo, por exemplo, compõem o que chamamos de Régua de Cobrança Preventiva e são uma ótima estratégia para diminuir a inadimplência.
Meios de comunicação
Neste item, vale analisar quais os meios de que o sistema dispõe para disparo das comunicações de cobrança. Hoje, e-mail, WhatsApp e SMS são os meios mais e melhor difundidos, mas a boa e velha ligação telefônica ainda tem sua importância.
Automatização de processos
É importante averiguar se o sistema de cobrança que está sendo analisado para contratação dispõe de todas as ferramentas automáticas para realização das atividades de cobrança. Se não, é perda de dinheiro e tempo.
Segurança das informações
Ponto de extrema cautela. O sistema de cobrança contratado precisa possuir dispositivos que assegurem a integridade, inviolabilidade e outras exigências da nossa Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD. Problemas com esse tipo de questão podem gerar processos judiciais e multas pesadas.
Integração com outros sistemas
Aqui, vale conferir se o sistema tem possibilidade de integração com os outros sistemas da empresa. É algo bastante comum e facilita ainda mais o trabalho, permitindo cruzamento de dados e transação de informações entre um sistema e outro.
Como um sistema de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência?
Um bom sistema de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência provendo a ambas as partes da operação – empresa e cliente – informações que vão contribuir com um comportamento sempre positivo em relação ao pagamento.
O cliente, por exemplo, ao receber uma comunicação de que o vencimento está próximo, vai se mobilizar para não esquecer de realizar o pagamento — tudo dentro das funcionalidades da Régua de Cobrança.
Além disso, um cliente que é sempre lembrado de seus compromissos financeiros tende a dar mais valor àquela fatura que chega todo mês. Caso ele tenha que escolher entre uma fatura e outra para pagar (em caso de dificuldade financeira), ele vai pagar aquela que ele tem sempre em mente e dá importância.
Para a empresa, ter as informações gerais dos pagamentos, tanto os que estão em dia quanto os atrasados, é fundamental para agir a tempo e entender o perfil do seu cliente, podendo assim desenhar estratégias para que eles paguem em dia.
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