Todos testemunhamos, com grande preocupação, a situação crítica que o Rio Grande do Sul enfrentou devido à recente tragédia climática. Certamente, você já deve ter se perguntado: E se isso tivesse ocorrido com a minha empresa? Estamos preparados para uma situação assim? Qual é o nosso plano de contingência? Temos capacidade de retomar nossas operações no menor tempo possível, minimizando os prejuízos?
Uma boa apólice de seguros pode ajudar, mas, com certeza, não será suficiente para cobrir todas as necessidades decorrentes de um evento dessa magnitude. Frente a isso, vamos falar um pouco mais sobre ações estratégicas de contingência dentro das empresas.
O papel estratégico da contingência
Há uma frase que diz: “o urgente não dá tempo ao necessário”. Isso se aplica perfeitamente quando falamos sobre nossos planos de contingência. Muitas vezes, adiamos decisões e investimentos na criação desses planos, contando com a sorte de que não seremos surpreendidos por problemas ou desastres.
No entanto, gostaria de discutir não apenas a questão da contingência, mas também como pensamos estrategicamente sobre nosso negócio. Um cliente da Sinapse, com sede em Porto Alegre (graças a Deus, todos estão bem, dentro do possível), só não sofreu um impacto maior em seus resultados de recuperação porque uma de suas assessorias de cobrança estava localizada fora do Rio Grande do Sul.
Essa assessoria foi capaz de absorver rapidamente a demanda extra para compensar a queda de produtividade das empresas que ficaram inoperantes.
Curiosamente, essa assessoria, por estar mais distante, muitas vezes representou um desafio para a gestão, exigindo deslocamentos maiores e resultando em uma menor frequência de visitas devido aos custos envolvidos. No entanto, essa localização distante se revelou um fator de sucesso durante a crise, pois foi a única empresa não afetada pelo desastre.
O papel estratégico dos fornecedores
As operações de cobrança geralmente permitem a contratação de fornecedores de forma que um possa servir como contingência para o outro, reduzindo o impacto nos resultados do credor em caso de incidentes.
Aqui vai uma recomendação importante: mantenha sempre mais de um fornecedor para o mesmo tipo de serviço, operando na mesma faixa de atraso. Isso permite atingir dois objetivos:
1 – Comparar resultados e incentivar a melhoria contínua;
2 – Assegurar que, em caso de incidente com um fornecedor, o outro possa manter a operação.
Cuidados essenciais na implementação da contingência
É fundamental tomar alguns cuidados: esses fornecedores não devem estar localizados próximos um do outro, para evitar que sejam afetados pelo mesmo tipo de evento, seja ele climático, greves de transporte público, problemas de fornecimento de energia elétrica, entre outros.
A seleção das empresas deve seguir critérios rigorosos, considerando também a capacidade de manter a operacionalidade em momentos críticos. Surpreendentemente, mesmo após a pandemia e os desafios de alocação de equipes em home office, muitas empresas ainda não documentaram adequadamente esses processos nem assimilado as lições que a crise nos ensinou.
Ações básicas e atualizações mensais
Além disso, não podemos esquecer das ações básicas que precisam ser atualizadas mensalmente e solicitadas aos nossos parceiros:
- Manter uma lista atualizada de telefones, endereços e e-mails de todos os colaboradores.
- Atualizar as informações sobre rotas de transporte público utilizadas (em caso de greves), bem como esquemas de caronas solidárias, vans contratadas, etc.
- Fornecer laptops e serviços de dados para funcionários cujas tarefas não podem ser interrompidas.
- Realizar o mapeamento das tarefas críticas.
- Manter a documentação com o passo a passo dessas tarefas.
- Divulgar o plano, dando conhecimento a todos os colaboradores.
Conclusão
Em tempos de crise, a resiliência de uma empresa não depende apenas de sua capacidade de recuperação, mas também da solidez do seu planejamento estratégico e de contingência. É fundamental que as empresas não apenas desenvolvam planos eficazes, mas que também se comprometam com a sua constante atualização e aprimoramento. A experiência mostrou que a antecipação e a preparação são os melhores aliados para enfrentar imprevistos, minimizando impactos e garantindo a continuidade dos negócios.
Investir em estratégias de contingência, diversificar fornecedores e manter ações básicas atualizadas são práticas essenciais para qualquer organização que deseja se proteger contra crises. Ao adotar essas medidas, as empresas não apenas se preparam para enfrentar adversidades, mas também fortalecem sua posição no mercado, demonstrando responsabilidade e capacidade de adaptação. Em última análise, um planejamento bem estruturado não só protege a empresa, mas também contribui para seu crescimento e sucesso a longo prazo.
